چرا رئیس سازمان ثبت اسناد از یک تحول پنهان در سیستم ثبتی خبر می‌دهد؟
به گزارش تیترستان؛ حسن بابایی، رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، در یادداشتی که در رسانه‌ها منتشر شد، از رویکرد جدیدی با عنوان «مسئله‌محور» رونمایی کرد؛ رویکردی که به گفته او قرار است تحول در نظام ثبتی را از سطح شعار و گزارش‌های اداری به زندگی واقعی مردم بکشاند. او تأکید کرده است که تحول زمانی معنا و ارزش واقعی خود را پیدا می‌کند که آثار آن در زندگی مردم نمایان شود؛ زمانی که یک پرونده بلاتکلیف به سرانجام می‌رسد، مانعی از مسیر احقاق حق برداشته می‌شود و شهروندی بدون تحمل هزینه‌ها و مراجعات غیرضروری، به حق قانونی خود دست می‌یابد. این مقام مسئول با اشاره به سند تحول و تعالی قوه قضائیه، کارآمدی نظام ثبتی را صرفاً با توسعه سامانه‌ها، افزایش تعداد خدمات الکترونیکی یا اصلاح رویه‌های اداری قابل سنجش ندانسته و بر ضرورت عبور از نگاه صرفاً اداری به سمت شناسایی دقیق مسائل و موانع عملی تأکید کرده است.
گذار از مدیریت گزارش‌محور به مدیریت مسئله‌محور
بابایی در ادامه یادداشت خود، یکی از ضرورت‌های مدیریت اثربخش در سازمان‌های خدمات عمومی را عبور از نگاه صرفاً اداری و حرکت به سوی شناسایی دقیق مسائل و موانعی دانسته است که در عمل، ارائه خدمات به مردم را با دشواری مواجه می‌کنند. او تصریح کرده که ممکن است یک فرآیند اداری در ظاهر مطابق ضوابط در حال اجرا باشد، اما در یک پرونده مشخص، پیچیدگی وضعیت مالکیت، تعارض سوابق ثبتی، تعدد ذی‌نفعان یا موانع قانونی و اجرایی، مانع از تعیین‌تکلیف درخواست مردم شود. بر همین اساس، سازمان ثبت در سال‌های اخیر رویکرد شناسایی و احصای مصداقی مشکلات در ادارات ثبت اسناد و املاک شهرستان‌ها را در دستور کار قرار داده است. در این رویکرد، مسائل مبتلابه مردم، به‌ویژه پلاک‌های ثبتی کثیرالشاکی، پرونده‌های دارای موانع اجرایی و درخواست‌های بلاتکلیف، با توجه به شرایط و اقتضائات هر منطقه بررسی می‌شوند تا به‌جای اکتفا به گزارش‌های کلی، منشأ مشکل شناسایی و راهکار متناسب با آن ارائه شود.
رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، این رویکرد را بیانگر گذار از مدیریت مبتنی بر گزارش به مدیریت مبتنی بر مسئله و نتیجه توصیف کرده است؛ مدیریتی که موفقیت خود را نه صرفاً با تعداد اقدامات اداری، بلکه با میزان اثربخشی تصمیم‌ها و نتایج ملموس آنها برای مردم ارزیابی می‌کند. او همچنین به چالش فاصله‌گرفتن تصمیم‌گیری از واقعیت‌های میدان اجرا در سازمان‌های گسترده اشاره کرده و افزوده است که گزارش‌های اداری، هرچند برای اداره سازمان ضروری‌اند، همواره تمام ابعاد یک مسئله را آشکار نمی‌کنند. گاه منشأ یک مشکل در جزئیاتی نهفته است که تنها از طریق بررسی مستقیم پرونده، گفت‌وگو با کارشناسان و شنیدن سخنان مراجعان قابل شناسایی است. از این‌رو، سازمان ثبت با برنامه‌ریزی مدون و بهره‌گیری از ظرفیت تیم‌های کارشناسی و گروه‌های نظارت و بازرسی، درصدد تقویت حضور میدانی مدیران و کارشناسان ستادی و استانی در واحدهای ثبتی شهرستان‌ها است تا فرصتی برای شناخت بی‌واسطه مشکلات و اتخاذ تصمیم‌های مؤثر فراهم شود.
حضور میدانی و شنیدن صدای مردم؛ از شناسایی تا حل مسئله
بابایی در بخش دیگری از یادداشت خود، ادارات ثبت شهرستان‌ها را خط مقدم مواجهه سازمان با مطالبات مردم دانسته و تأکید کرده است که سیاست‌ها، قوانین و دستورالعمل‌ها در همین واحدها در معرض آزمون واقعی قرار می‌گیرند. بنابراین، توجه به مسائل این واحدها و حمایت کارشناسی و مدیریتی از کارکنانی که در صف نخست ارائه خدمات فعالیت می‌کنند، ضرورتی انکارناپذیر است. او شنیدن صدای مردم را دارای جایگاهی اساسی توصیف کرده و افزوده است که گاهی یک درخواست یا شکایت، فراتر از یک پرونده مشخص، نشانه‌ای از نقص در یک رویه، ابهام در اجرای مقررات یا ناهماهنگی میان دستگاه‌های مسئول است. مدیریت مسئله‌محور باید بتواند از این نشانه‌ها برای شناسایی ریشه مشکلات و پیشگیری از تکرار آنها بهره بگیرد.
رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تصریح کرده است که حضور میدانی زمانی اثربخش خواهد بود که به پیگیری مستمر و نتیجه مشخص منتهی شود. به گفته او، ارزش حضور مدیران در میدان، نه در مشاهده و احصای مشکلات، بلکه در توانایی آنان برای کوتاه‌کردن فاصله میان شناسایی مسئله و حل آن است. در همین راستا، تحول در نظام ثبتی بدون اصلاح فرآیندها و بهره‌گیری هوشمندانه از فناوری‌های نوین به نتایج پایدار نخواهد رسید. توسعه خدمات الکترونیکی، استعلام‌های برخط، ارتباط سامانه‌ای با دستگاه‌های اجرایی و بازنگری در رویه‌های اداری، از جمله اقداماتی است که می‌تواند مراجعات حضوری را کاهش دهد، در وقت و هزینه مردم صرفه‌جویی کند و سرعت و دقت خدمات را افزایش دهد. با این حال، او تأکید کرده که باید میان الکترونیکی‌کردن فرآیندها و تحول واقعی در خدمت‌رسانی تمایز قائل شد؛ زیرا اگر یک فرآیند پیچیده بدون بازنگری در منطق اجرایی آن صرفاً به محیط دیجیتال منتقل شود، ممکن است شکل ارائه خدمت تغییر کند، اما مشکل اصلی همچنان پابرجا بماند.
پیامدهای آینده؛ پیشگیری از اختلافات و تقویت اعتماد عمومی
یکی از مهم‌ترین آثار رویکرد مسئله‌محور که بابایی به آن اشاره کرده، ظرفیت آن برای پیشگیری از اختلافات و کاهش زمینه‌های مراجعه مردم به محاکم قضایی است. او توضیح داده است که بخشی از اختلافات مرتبط با اموال غیرمنقول به ابهام در وضعیت مالکیت، تعارض اسناد و سوابق، تعیین‌تکلیف‌نشدن حقوق اشخاص یا استمرار وضعیت‌های حقوقی نامطمئن بازمی‌گردد. هر اندازه این مسائل در مرحله ثبتی و در چارچوب قوانین و مقررات به‌موقع شناسایی و تعیین‌تکلیف شوند، زمینه بروز اختلافات بعدی محدودتر خواهد شد. شفافیت در وضعیت مالکیت، تثبیت حقوق قانونی اشخاص و رفع موانع اجرایی، افزون بر تسهیل امور شهروندان، می‌تواند از شکل‌گیری یا استمرار بخشی از دعاوی جلوگیری کند. از این منظر، سازمان ثبت در کنار وظایف مستقیم خود، نقشی پیشگیرانه در منظومه عدالت قضایی دارد و حل مسئله در مبدأ به‌مراتب کم‌هزینه‌تر از مواجهه با پیامدهای آن در مراحل بعدی است.
رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در پایان یادداشت خود، مسئله‌محوری را زمانی به نتایج پایدار منجر دانسته که از سطح اقدامات موردی فراتر رود و به بخشی از فرهنگ مدیریتی و کارشناسی سازمان تبدیل شود. در چنین نگرشی، مسائل مردم صرفاً درخواست‌هایی برای انجام یک اقدام اداری نیستند، بلکه بخشی از مسئولیت سازمان در تحقق حقوق شهروندان به شمار می‌روند. برای تحقق این هدف، شناسایی و اولویت‌بندی مسائل، تعیین مسئول مشخص برای پیگیری، زمان‌بندی اقدامات، پایش مستمر نتایج و انتقال تجربه‌های موفق میان استان‌ها باید در یک چارچوب منسجم دنبال شود. همچنین، ارزیابی عملکرد واحدهای ثبتی باید افزون بر شاخص‌های کمی، بر کیفیت و اثربخشی خدمات نیز متمرکز باشد؛ از جمله میزان رفع موانع مزمن، کاهش مراجعات غیرضروری، سرعت تعیین‌تکلیف پرونده‌ها و رضایت‌مندی مراجعان. در نهایت، ارزش هر برنامه اصلاحی در دستگاه‌های خدمات عمومی با میزان تأثیر آن بر کیفیت زندگی مردم و تحقق حقوق قانونی آنان سنجیده می‌شود و سازمان ثبت برای ایفای مؤثرتر مأموریت خود نیازمند پیوندی مستحکم میان تحول ساختاری، هوشمندسازی خدمات و مدیریت مسئله‌محور است.
در حال بارگذاری نظرات...